Was sind die Best Practices für die Durchführung von Begehungen vor Ort?

Kurz gesagt: Bereiten Sie sich mit der Gefährdungsbeurteilung vor, nutzen Sie eine strukturierte Checkliste, sichern Sie Nachweise direkt vor Ort, binden Sie die Menschen ein, die dort arbeiten, bewerten Sie die Schwere ehrlich, geben Sie jeder Feststellung einen Verantwortlichen und einen Termin und verfolgen Sie nach. Das Werkzeug sollte jeden dieser Schritte auf dem Smartphone schneller machen, nicht langsamer.

Vor der Begehung

1. Kennen Sie das Risikoprofil. Lesen Sie die Gefährdungsbeurteilung für den Bereich und die Feststellungen der letzten Begehung. Sie prüfen, ob die Schutzmaßnahmen wirken, statt den Bereich jedes Mal neu zu entdecken.
2. Wählen Sie die richtige Checkliste. Eine Gabelstapler-Prüfung vor Gebrauch, ein Lagerrundgang und ein Audit für das Befahren enger Räume sind unterschiedliche Begehungen. Nutzen Sie Vorlagen je Bereich oder Arbeitsmitteltyp.
3. Legen Sie Umfang und Zeit fest. Sagen Sie, was enthalten und was ausgeschlossen ist und wie lange es dauern wird.
4. Informieren und einbinden. Informieren Sie die Führungskraft und bitten Sie einen Beschäftigten aus dem Bereich, Sie zu begleiten. Er weiß, wo die Probleme liegen.
5. Bereiten Sie Ihr Gerät vor. Akku voll, Kamera sauber, und die Begehung samt benötigter Inhalte einmal online geöffnet. In der QuickInspect-App für iOS und Android bleiben Inhalte, die Sie online geöffnet haben, anschließend auch ohne Netz verfügbar.

Während der Begehung

6. Folgen Sie dem Prozessfluss. Gehen Sie den Weg, den Material und Menschen nehmen: Anlieferung, Lagerung, Verarbeitung, Versand, Abfall. Gefährdungen verstecken sich an den Übergängen.
7. Schauen, fragen, prüfen. Beobachten Sie die Bedingungen, fragen Sie Beschäftigte, wie die Arbeit wirklich gemacht wird, und prüfen Sie Schutzmaßnahmen (Not-Aus testen, Datum der Prüfplakette kontrollieren).
8. Sichern Sie Nachweise sofort. Machen Sie das Foto und halten Sie Ort und Schwere fest, während Sie noch dort stehen. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis oder ein Notizbuch.
9. Beschreiben Sie Feststellungen so, dass ein Fremder handeln könnte. „Notausgang E3 durch zwei Paletten Verpackungsmaterial blockiert, Lager Nord, Gang 4, Foto anbei“ schlägt „Ordnung und Sauberkeit“.
10. Bewerten Sie die Schwere einheitlich. Nutzen Sie dieselbe Skala wie Ihre Gefährdungsbeurteilung, damit Prioritäten standortübergreifend vergleichbar sind.
11. Erfassen Sie Positives. Gute Praxis verdient eine Zeile im Bericht und verstärkt das gewünschte Verhalten.
12. Beheben Sie, was sich sofort beheben lässt. Wenn eine kritische Gefährdung an Ort und Stelle beseitigt werden kann, tun Sie es und dokumentieren Sie, dass es geschehen ist.

Nach der Begehung

13. Weisen Sie Maßnahmen zu, bevor Sie gehen. Jede Feststellung erhält einen Verantwortlichen, einen Fälligkeitstermin und eine Priorität, abgestimmt mit der Führungskraft.
14. Berichten Sie am selben Tag. Ein Bericht, der eine Woche später versendet wird, ist bereits veraltet. Wenn das PDF direkt aus der Begehung entsteht, ist der Versand am selben Tag der Normalfall.
15. Nachverfolgen und messen. Verfolgen Sie offene und überfällige Maßnahmen, belegen Sie den Abschluss mit einem Foto und vergleichen Sie mit der nächsten Begehung. Führen Sie wiederkehrende Feststellungen in die Gefährdungsbeurteilung zurück.

Wie QuickInspect diese Praxis unterstützt

• Vorlagen-Baukasten: Vier Begehungstypen – Standard, Compliance, Installation und Toolbox Talk – mit projektbezogenen Checklisten. Die KI generiert Prüffragen für neue Vorlagen, auch aus einer vorhandenen PDF-Checkliste.
• Fotonachweise und Feststellungen: Fotos entstehen direkt in der Begehung. Feststellungen werden nach Schwere bewertet und zu Maßnahmen.
• Maßnahmen: Verantwortliche, Fälligkeit, Priorität und Status, verknüpft mit der Feststellung, aus der sie stammen. Offene und überfällige Maßnahmen sind für die Verantwortlichen und im KPI-Dashboard sichtbar.
• Toolbox Talks: Der Toolbox Talk sammelt auf einem Gerät die Unterschrift jedes Teilnehmers; das PDF dient als Anwesenheitsnachweis.
• Erfassung ohne Netz: In den Apps für iOS und Android werden Änderungen an Begehungen, Feststellungen und Maßnahmen auf dem Gerät gespeichert und bei Verbindung automatisch synchronisiert. Offline aufgenommene Fotos bleiben sicher auf dem Gerät und werden nach der Rückkehr ins Netz mit einem Tipp hochgeladen.
• Bericht: Jede Begehung exportiert als PDF im Firmendesign mit Fragen, Antworten, Fotos, Feststellungen und Unterschriften oder als Excel. Für die PDF-Erstellung braucht das Gerät eine Verbindung.

Rechtliche Mindestanforderungen (Deutschland und EU)

Regelmäßige Begehungen gehören zu den Pflichten des Arbeitgebers nach dem Arbeitsschutzgesetz (§ 3 und § 5 ArbSchG) und der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für Arbeitsmittel. Konkrete Prüfanforderungen ergeben sich zusätzlich aus dem DGUV-Regelwerk, zum Beispiel DGUV Vorschrift 3 für elektrische Anlagen und Betriebsmittel. ISO 45001 Abschnitt 9.1 verlangt die Überwachung und Messung der SGA-Leistung, und Begehungen sind dafür der häufigste Nachweis.

Probieren Sie diese Praktiken bei Ihrem nächsten Rundgang aus – Begehungen abschließen ist im kostenlosen Free-Tarif enthalten.