Gefahrstoffkataster – welche Angaben Pflicht sind und wie es aktuell bleibt

Das Gefahrstoffverzeichnis ist eine Pflicht mit klarer Rechtsgrundlage und einer unangenehmen Eigenschaft: Es veraltet, ohne dass es jemandem auffällt. Ein neuer Reiniger wird beschafft, ein Lieferant ändert die Rezeptur, ein Sicherheitsdatenblatt wird in Revision 4 ausgeliefert – das Kataster bleibt auf Stand.

Rechtsgrundlage und Pflichtangaben

§ 6 Abs. 12 GefStoffV verlangt ein Verzeichnis der im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe. Es muss mindestens enthalten:

Angabe	Anmerkung
Bezeichnung des Gefahrstoffs	Handelsname und, wo sinnvoll, Stoffidentität
Einstufung oder gefährliche Eigenschaften	H-Sätze, Gefahrenklassen nach CLP
Verwendete Mengenbereiche	keine Punktgenauigkeit gefordert, aber belastbare Größenordnung
Arbeitsbereiche	wo wird damit umgegangen

Das Verzeichnis ist allen betroffenen Beschäftigten zugänglich zu machen. Ein Ordner im verschlossenen Büro der Fachkraft erfüllt das nicht.

Ein Verzeichnis ist entbehrlich, wenn ausschließlich Stoffe mit geringer Gefährdung verwendet werden und die Gefährdungsbeurteilung dies belegt – in der Praxis eine seltene Konstellation.

Der Zusammenhang mit REACH und CLP

Drei Regelwerke greifen ineinander:

• REACH (VO (EG) 1907/2006) – regelt Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung von Chemikalien. Artikel 31 verpflichtet den Lieferanten zur Bereitstellung des Sicherheitsdatenblatts.
• CLP (VO (EG) 1272/2008) – regelt Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung. Liefert die H- und P-Sätze sowie die Piktogramme.
• GefStoffV – setzt die betrieblichen Pflichten in Deutschland: Verzeichnis, Gefährdungsbeurteilung, Substitutionsprüfung, Betriebsanweisung, Unterweisung.

Praktisch relevant sind zwei REACH-Listen:

• Die Kandidatenliste besonders besorgniserregender Stoffe (SVHC) wird zweimal jährlich aktualisiert. Ab 0,1 Massenprozent entstehen Informationspflichten in der Lieferkette.
• Anhang XIV listet zulassungspflichtige Stoffe mit Ablaufterminen, Anhang XVII die Beschränkungen.

Ein Kataster, das diese Listen nicht abgleicht, erkennt nicht, wenn ein bereits eingesetzter Stoff neu aufgenommen wird.

Betriebsanweisung und Unterweisung

An das Verzeichnis schließen zwei weitere Pflichten an, die häufig getrennt geführt werden:

§ 14 Abs. 1 GefStoffV – Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ist eine Betriebsanweisung zu erstellen, in verständlicher Form und Sprache. Sie enthält Gefahren, Schutzmaßnahmen, Verhalten im Gefahrfall und Erste Hilfe.

§ 14 Abs. 2 GefStoffV – Die Beschäftigten sind anhand der Betriebsanweisung zu unterweisen, vor Aufnahme der Tätigkeit und danach mindestens jährlich, mündlich und arbeitsplatzbezogen. Die Unterweisung ist zu dokumentieren und von den Unterwiesenen zu bestätigen.

Damit hängen drei Bestände zusammen: Kataster → Betriebsanweisung → Unterweisungsnachweis. Ändert sich ein Sicherheitsdatenblatt, kann sich die Betriebsanweisung ändern – und dann ist zu prüfen, ob neu unterwiesen werden muss. Diese Kette manuell zu halten, ist der eigentliche Aufwand.

Substitutionsprüfung

§ 6 Abs. 1 Nr. 4 GefStoffV verlangt die Prüfung, ob ein Gefahrstoff durch einen weniger gefährlichen ersetzt werden kann. Das Ergebnis ist zu dokumentieren – auch dann, wenn nicht substituiert wird. Ein „geprüft, Substitution technisch nicht möglich, weil …" mit Datum ist der Nachweis. Fehlt er, gilt die Prüfung als nicht erfolgt.

Was eine Software leisten muss

Kataster je Arbeitsbereich, nicht nur je Standort. Sonst ist die Zuordnung „wer ist exponiert" nicht möglich.

Sicherheitsdatenblatt mit Revisionsstand und Datum. Ohne Versionsangabe ist nicht erkennbar, ob das hinterlegte Blatt noch gilt.

Verknüpfung zu Betriebsanweisung und Unterweisung. Damit eine Änderung am Stoff den Unterweisungsbedarf sichtbar macht.

Dokumentierte Substitutionsprüfung mit Datum und Begründung.

Zugänglichkeit für Beschäftigte – mobil, auch offline, weil das Kataster am Arbeitsplatz gebraucht wird und nicht am Schreibtisch.

Expositionsverzeichnis für CMR-Stoffe mit der 40-Jahre-Aufbewahrung im Blick.

Wie QuickInspect das löst

Das Gefahrstoffmodul von QuickInspect folgt der EU-REACH-Systematik und ist an denselben Tätigkeitenkatalog angebunden wie Gefährdungsbeurteilung und Unterweisung. Ein Stoff hängt damit nicht nur an einem Arbeitsbereich, sondern an den Tätigkeiten, bei denen mit ihm umgegangen wird – und darüber an den Beschäftigten, die dafür unterwiesen sein müssen.

Erfordert eine Tätigkeit mit Gefahrstoff eine Unterweisung, weiß das System, wer betroffen ist. Kommt es zu einem Vorfall, erzeugt die Ursachenanalyse automatisch eine Schulungsempfehlung, die sich mit dem Nachweis der absolvierten Unterweisung selbst schließt.

Das Kataster ist auf dem Gerät verfügbar, auch offline. Für Prüfungen stehen Compliance-Matrix, ISO-45001-Bericht und Excel-Export bereit; Inhalte lassen sich in über 30 Sprachen ausgeben.

Hinweis: Stand August 2026, keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind GefStoffV, TRGS und die geltenden EU-Verordnungen in ihrer jeweils aktuellen Fassung.