Schulungs- und Kompetenz-Tutorial

Dieses Tutorial führt Sie durch den End-to-End-Schulungsworkflow für KeyUser (Schulungseinführung im Team) und Mitarbeitende (Absolvieren zugewiesener Schulungen). Es behandelt den Aufbau des Katalogs, die Erstellung von Rollen, die Zuweisung von Schulungen, die vier Bereitstellungsmodi, die Zertifikatsprüfung und das Lesen der Compliance-Berichte.

Die konzeptionelle Übersicht über das Modul finden Sie auf der Schulungs- und Kompetenzmanagement-Funktionsseite.

Teil 1: KeyUser — Schulungskatalog einrichten

Bevor Mitarbeitenden etwas zugewiesen werden kann, muss der Katalog Einträge enthalten.

Navigieren Sie zum Trainings-Hub in der Hauptnavigation.
Tippen Sie auf die Kachel Schulungskatalog (nur KeyUser/Admin).
Tippen Sie auf Neue Schulung hinzufügen.
Füllen Sie den Katalogeintrag aus:

Feld	Beschreibung
Name (EN/DE)	Lokalisierter Schulungsname, der Mitarbeitenden angezeigt wird
Beschreibung	Was die Schulung abdeckt
Schulungstyp	Microlearning, Zertifizierung, praktische Bewertung oder Sicherheitsunterweisung (siehe Teil 2)
Gültigkeitsdauer	Tage, in denen der Abschluss gültig bleibt (0 = kein Ablauf)
Bestehensgrenze	Für Microlearning: Mindest-Prüfungsergebnis in Prozent
Gleichwertige Schulungen	Andere Katalogeinträge, die diese Anforderung erfüllen (Phase-36-Äquivalenz-Erweiterung)
Folien	Für Microlearning: geordnete Folien + Inline-Quizfragen + Abschlussprüfungspool

💡

Tip

Setzen Sie die Gültigkeitsdauer mit Bedacht. Ein Erste-Hilfe-Zertifikat läuft typischerweise nach 2-3 Jahren ab; eine projektspezifische Unterweisung läuft oft ab, wenn der Mitarbeitende das Projekt verlässt. Mitarbeitende sehen den "Läuft ab"-Status im konfigurierbaren Warnzeitraum vor Ablauf.

Teil 2: Den richtigen Schulungstyp wählen

Jeder Katalogeintrag hat einen Schulungstyp, der Bereitstellung und Verifizierung steuert. Wählen Sie nach dem Nachweis, der den Abschluss belegt:

Schulungstyp	Nachweis	Mitarbeiter-Aktion
Microlearning	Bestehen der Prüfung mit konfigurierter Schwelle	Folien + Quizzes + Prüfung in der App durchlaufen
Zertifizierung	Externes Zertifikat (z. B. Staplerschein, Erste-Hilfe-Schein)	Zertifikat-PDF hochladen; KeyUser genehmigt mit KI-Extraktion
Praktische Bewertung	KeyUser-Checkliste während der Beobachtung abgehakt	KeyUser hakt die Checkliste im Namen des Mitarbeitenden ab
Sicherheitsunterweisung	Unterschriftsbestätigung	Unterweisungsfolien durchlaufen; am Ende unterschreiben

Der Button "Abschluss erfassen" auf dem Mitarbeiter-Dashboard erscheint nur bei Zertifizierung und Legacy-Einträgen ohne Typ — bei den anderen drei Typen tippt der Mitarbeitende auf die Zeile, um den Player zu öffnen und über den nativen Ablauf des Typs (Prüfung, Unterschrift oder KeyUser-Beobachtung) abzuschließen.

Teil 3: Mitarbeiterrollen erstellen

Eine Mitarbeiterrolle bündelt erforderliche Schulungen, sodass sie in einem Schritt zugewiesen werden können.

Tippen Sie im Trainings-Hub auf Mitarbeiterrollen.
Tippen Sie auf Neue Rolle hinzufügen.
Benennen Sie die Rolle (z. B. "Techniker", "HSE-Spezialist", "Vorarbeiter").
Wählen Sie ein Symbol (das Symbol erscheint neben dem Rollennamen auf der "Meine Rollen & Schulungen"-Seite jedes Mitarbeitenden).
Tippen Sie auf Erforderliche Schulungen und fügen Sie Katalogeinträge hinzu, die jeder in dieser Rolle absolvieren muss.
Speichern.

In der Kachel Zuweisungen können Sie nun die Rolle einem Mitarbeitenden zuweisen — er erbt automatisch jede Schulung im Bündel.

ℹ️

Note

Rollen sind der wartungsfreundlichste Zuweisungspfad. Wenn Sie später eine Schulung zu einer Rolle hinzufügen, erbt jeder Mitarbeitende in dieser Rolle sie, ohne dass Sie sie individuell zuweisen müssen.

Teil 4: Drei Zuweisungsbereiche

Neben Rollen gibt es zwei weitere Möglichkeiten, Schulungen zuzuweisen:

Individuelle Zuweisung — Einmalige Zuweisung an einen bestimmten Mitarbeitenden. Nützlich für Ausnahmen ("Dieser Mitarbeitende braucht ein spezielles Modul, das zu keiner Rolle gehört"). Über die Kachel "Zuweisungen" zuweisen.
Unternehmensweit erforderlich — Schulungen, die jeder Mitarbeitende im Unternehmen absolvieren muss. Konfiguriert in Einstellungen → Schulungen. Nützlich für unternehmensweite Richtlinien-Schulungen (z. B. "Verhaltenskodex").

Die "Meine Rollen & Schulungen"-Seite eines Mitarbeitenden zeigt alle drei Kategorien nebeneinander: Individuelle Zuweisungen, Unternehmensweit erforderlich, und eine Karte pro zugewiesener Rolle mit den darin erforderlichen Schulungen ausklappbar.

Teil 5: Mitarbeiter — Schulungen absolvieren

Wenn eine Schulung zugewiesen wird, sieht der Mitarbeitende sie auf seiner Meine Rollen & Schulungen-Seite (über den Trainings-Hub oder per Push-Benachrichtigung).

Die Seite öffnet mit dem Einsatzfähigkeits-Badge oben — grün / gelb / rot je nach rollenbedingtem Abschlussstatus.
Die Statusfilter-Chip-Leiste unter dem Badge filtert in einem Tipp über alle Bereiche (Alle / Erforderlich / Ausstehend / Abgeschlossen / Läuft ab / Abgelaufen).
Quellen-Chips auf jeder Zeile zeigen, woher die Schulung kommt: ein primärfarbener Über {Rolle}-Chip mit Schild-Symbol bedeutet, dass diese Schulung zum Einsatzfähigkeits-Badge zählt.
Tippen Sie auf die Zeile, um den Player oder die Detailseite zu öffnen. Nach dem Abschluss aktualisiert sich die Liste beim Zurückkehren automatisch.

Microlearning-Abschluss

Der Player lädt Folien einzeln. Inline-Quizzes blockieren die Vorwärtsnavigation — ein Mitarbeitender kann ein Quiz nicht überspringen, ohne zu antworten. Nach der letzten Folie erscheint die Prüfungsübergangsanzeige; tippen Sie auf Prüfung starten. Bestanden mit der konfigurierten Schwelle: automatischer Abschluss; nicht bestanden: Wiederholungsrichtlinie greift (konfigurierbare maximale Versuche + Cooldown).

Zertifikat-Upload

Bei Zertifizierungsschulungen tippen Sie auf Abschluss erfassen in der Zeile. Laden Sie das Zertifikat-PDF hoch. Das System extrahiert:

Ausstellungsdatum
Ablaufdatum
Zertifikatsidentifikator / Seriennummer
Name der ausstellenden Stelle

Der Mitarbeitende kann jedes extrahierte Feld vor dem Absenden bearbeiten. Der Abschluss geht in den Status "Wartet auf Genehmigung", bis ein KeyUser ihn prüft.

Sicherheitsunterweisung — Unterschrift

Der Unterweisungs-Player durchläuft Folien, die mit einem Unterschriftsfeld enden. Mit Finger oder Stift unterschreiben, auf Absenden tippen. Der unterzeichnete Eintrag ist der Nachweis der Unterweisung.

Praktische Bewertung

Der KeyUser beobachtet den Mitarbeitenden bei der Tätigkeit und hakt dann die Checkliste im Namen des Mitarbeitenden auf der Bewertungsseite des Katalogs ab. Der Abschluss wird mit dem KeyUser als Prüfer protokolliert.

Teil 6: KeyUser — Ausstehende Zertifikate genehmigen

Wenn ein Mitarbeitender ein Zertifikat hochlädt, sieht der KeyUser eine Benachrichtigung.

Öffnen Sie die Ausstehende Genehmigungen-Ansicht (Benachrichtigungszentrum → Eintrag tippen, oder Trainings-Hub → Zuweisungen).
Prüfen Sie die KI-extrahierten Felder und das Zertifikat-PDF nebeneinander.
Akzeptieren, bearbeiten oder ablehnen Sie die Extraktion. Alle Entscheidungen werden im Prüfpfad protokolliert.
Bei Genehmigung wechselt der Abschluss zu "Abgeschlossen"; bei Ablehnung erhält der Mitarbeitende eine Benachrichtigung zur erneuten Einreichung.

💡

Tip

Der Vertrauenswert der KI-Extraktion wird neben jedem Feld angezeigt. Bei niedrigem Vertrauen lohnt sich vor der Genehmigung ein genauer Blick auf das Original-PDF.

Teil 7: Compliance-Berichte lesen

Drei Berichtsformate sind über Trainings-Hub → Berichte verfügbar (nur KeyUser/Admin):

Compliance-Matrix — Mitarbeiter-Schulung-Raster für Audits und Team-Reviews. Filtern nach Rolle, Status, Zuweisungsbereich.
ISO 45001 PDF — Formeller Export mit Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Schulungsabschnitten und Zertifikat-Hyperlinks. Für Regulator- und Kundeneinreichungen.
Excel-Export — Vollständige Abschlussdaten einschließlich Zuweisungsbereich und Genehmigerzuordnung. Für interne Analysen.

Alle drei respektieren denselben Filtersatz wie das übrige Modul. Eine wöchentliche Compliance-Zusammenfassung wird montags 9:00 UTC versendet und fasst bald ablaufende, abgelaufene und genehmigungspflichtige Einträge zusammen.

Teil 8: Empfehlungen & automatischer Abschluss verstehen

Wenn das System eine Kompetenzlücke erkennt (zum Beispiel, wenn eine Vorfall-Ursachenanalyse unzureichende Schulung zu einem Thema feststellt), generiert es eine Schulungsempfehlung. KeyUser sehen diese im Benachrichtigungszentrum und im Mitarbeiterprofil.

Ein nächtlicher Lauf schließt Empfehlungen automatisch, sobald der Zielmitarbeitende die empfohlene Schulung (oder eine gleichwertige, gemäß Äquivalenz-Erweiterungsregeln) abgeschlossen hat. Geschlossene Empfehlungen bleiben im Prüfpfad des ursprünglichen Vorfalls erhalten — sie verschwinden nicht.

Das ist der Closed-Loop-Teil des HSE-Systems: Ein Vorfall deckt eine Lücke auf, die Lücke erzeugt einen Schulungsbedarf, der Mitarbeitende absolviert die Schulung, das System protokolliert, dass die Lücke geschlossen ist, und der Compliance-Eintrag des Vorfalls spiegelt das nun wider.

Weiterführend

Schulungs- und Kompetenzmanagement-Funktionsseite — Konzeptionelle Referenz über alle Modulflächen
HSE-Management-Tutorial — Befunde, Vorfälle und wie Schulungsempfehlungen aus Vorfall-Ursachenanalysen entstehen
Team-Management-Tutorial — Verwaltung von Benutzerrollen und Funktionszugriffen für Schulungsdaten