Schulungs- und Kompetenzmanagement

Das Schulungs- und Kompetenzmanagement-Modul ermöglicht Ihnen die Zuweisung, Durchführung und Verifizierung von Mitarbeiterschulungen über vier Schulungstypen hinweg -- Microlearning, Zertifizierungen, praktische Bewertungen und Sicherheitsunterweisungen. Mitarbeitende sehen auf einem zentralen Dashboard, was zu erledigen ist, KeyUser verfolgen die Compliance über strukturierte Berichte, und das System pflegt einen Prüfpfad nach ISO 45001.

Zugang zum Schulungsmodul

Navigieren Sie zum Trainings-Hub in der Hauptnavigation. Der Hub zeigt drei Verwaltungskacheln für Key Usern (Schulungskatalog, Mitarbeiterrollen, Zuweisungen) und den Meine Rollen & Schulungen-Eingang, den jeder Mitarbeitende nutzt, um seine persönliche Schulungsoberfläche zu sehen.

Schulungstypen

Jeder Eintrag im Schulungskatalog hat einen Schulungstyp, der bestimmt, wie er bereitgestellt und verifiziert wird:

• Microlearning -- Folien und integrierte Quizzes gefolgt von einer Abschlussprüfung, alles in der App. Wird automatisch abgeschlossen, sobald der Mitarbeitende die Prüfung besteht.
• Zertifizierung -- Externes Zertifikat (z. B. Staplerschein, Erste Hilfe). Der Mitarbeitende lädt das Zertifikat-PDF hoch, die KI extrahiert Ausstellungs- und Ablaufdatum, und ein KeyUser genehmigt es.
• Praktische Bewertung -- Bewertung am Arbeitsplatz. Ein KeyUser hakt während der Beobachtung im Namen des Mitarbeitenden eine Checkliste ab; der Abschluss wird mit dem KeyUser als Prüfer protokolliert.
• Sicherheitsunterweisung -- Projektbezogene Einarbeitung. Der Mitarbeitende durchläuft Unterweisungsfolien, die mit einer Unterschriftsbestätigung enden; der unterzeichnete Eintrag ist der Nachweis der Unterweisung.

Integrierte Schulungsbibliothek

QuickInspect wird mit einer systemweiten Bibliothek von über 30 fertigen Microlearning-Schulungen ausgeliefert, die jedem Unternehmen sofort zur Verfügung stehen. Sie deckt die alltäglichen Sicherheitsthemen ab, die die meisten Organisationen benötigen -- PSA-Grundlagen, Brandschutz, manuelle Lastenhandhabung, Stolpern/Rutschen/Stürzen, Leiternsicherheit, Sensibilisierung für Arbeiten in der Höhe, elektrische Sicherheit, sicherer Umgang mit Chemikalien, Lärm- und Gehörschutz, Alleinarbeit, mentales Wohlbefinden und mehr.

Jedes Modul der Bibliothek ist:

• Prüfungsbasiert -- Inhaltsfolien gefolgt von einer Abschlussprüfung, sodass der Abschluss verifiziert und nicht nur bestätigt wird
• Sofort zuweisbar -- veröffentlicht und direkt über Mitarbeiterrollen, individuelle Zuweisungen oder unternehmensweite Anforderungen zuweisbar

Bibliotheksschulungen erscheinen im Schulungskatalog neben Ihren eigenen Unternehmensinhalten und zählen wie jede andere Schulung zur Einsatzfähigkeit.

Mitarbeiterrollen & Zuweisungsbereiche

Schulungen erreichen Mitarbeitende über fünf Zuweisungspfade:

• Mitarbeiterrollen -- Eine Rolle (z. B. "Techniker", "HSE-Spezialist") bündelt erforderliche Schulungen. Mitarbeitende, denen die Rolle zugewiesen ist, erben jede Schulung in diesem Bündel.
• Unternehmensweit erforderlich -- Schulungen, die jeder Mitarbeitende unabhängig von der Rolle absolvieren muss.
• Projekt -- Schulungen, die für alle Mitarbeitenden eines bestimmten Projekts erforderlich sind.
• Abteilung -- Schulungen, die für alle Mitarbeitenden einer Abteilung erforderlich sind.
• Individuelle Zuweisungen -- Einmalige Zuweisungen an einen bestimmten Mitarbeitenden, außerhalb des Rollensystems.

Die Meine Rollen & Schulungen-Seite zeigt alle Kategorien in einer konsolidierten Ansicht, plus eine Statusfilter-Chip-Leiste (Erforderlich / Ausstehend / Abgeschlossen / Läuft ab / Abgelaufen), die in einem Schritt über alle Bereiche filtert.

Einsatzfähigkeit (Fit-for-Work)

Das System berechnet einen Einsatzfähigkeits-Status für jeden Mitarbeitenden auf Grundlage des Abschlussstatus seiner rollenbedingten Schulungen. Nur rollenbedingte Schulungen zählen -- eine einmalige individuelle Zuweisung verändert das Badge nicht.

Es gibt vier Zustände, die in dieser Rangfolge aufgelöst werden:

1. Prüfung ausstehend -- Für eine rollenbedingte Schulung liegt ein Abschluss vor, der noch nicht von einem KeyUser genehmigt wurde. Dieser Zustand hat Vorrang vor allen anderen, damit Genehmigungswarteschlangen sichtbar bleiben und nicht von einem sonst grünen Badge verdeckt werden.
2. Nicht geeignet (rot) -- Eine oder mehrere rollenbedingte Schulungen fehlen, sind abgelaufen oder wurden abgelehnt
3. Bedingt geeignet (gelb) -- Alle Schulungen abgeschlossen, aber mindestens eine läuft demnächst ab (innerhalb des konfigurierten Warnzeitraums)
4. Geeignet (grün) -- Alle rollenbedingten Schulungen abgeschlossen, keine läuft demnächst ab. Wird auch dann ausgegeben, wenn für eine Person überhaupt keine rollenbedingten Schulungen hinterlegt sind -- Einsatzfähigkeit ist nur so aussagekräftig wie die Anforderungen dahinter.

Das Einsatzfähigkeits-Badge erscheint auf der Meine Rollen & Schulungen-Seite des Mitarbeitenden, im KeyUser-Mitarbeiterprofil und im Compliance-Matrix-Bericht. KeyUser können manuelle Überschreibungen über den Override-Workflow anwenden, wenn ein externer Kontext einen abweichenden Status rechtfertigt.

KI-gestützte Zertifikatsprüfung

Wenn ein Mitarbeitender ein Zertifikat-PDF für eine Zertifizierungsschulung hochlädt, extrahiert das System:

• Ausstellungsdatum des Zertifikats
• Ablaufdatum (oder "kein Ablauf", falls zutreffend)
• Zertifikatsidentifikator oder Seriennummer
• Name der ausstellenden Stelle

Das Vertrauensniveau der Extraktion wird dem KeyUser bei der Genehmigung angezeigt. KeyUser können die KI-extrahierten Werte übernehmen, bearbeiten oder ablehnen und einen korrigierten Upload anfordern. Alle Entscheidungen werden im Prüfpfad protokolliert.

Gamifizierung

Mitarbeitende sammeln XP, bauen tägliche Lern-Serien auf (mit einem 1,5-fachen XP-Multiplikator nach 3 aufeinanderfolgenden Tagen) und schalten 15 Progressionsabzeichen über fünf Dimensionen frei:

Dimension	Abzeichen
Module	Erste Schritte (1) → Wissenssucher (10) → Wissensmeister (25) → Schulungsveteran (50)
Quizzes	Quiz-Profi (1) → Quizmeister (10)
Perfekte Punktzahlen	Perfektionist (1) → Sternenschüler (5) → Genie (10)
Serie	Auf Feuer (5T) → Unaufhaltsam (10T) → Engagiert (30T)
XP	Aufsteiger (500) → XP-Champion (1.000) → Legende (5.000)

Eine Bestenliste rangiert Mitarbeitende innerhalb eines Unternehmens nach abgeschlossenen Modulen; einzelne Mitarbeitende können sich direkt auf der Bestenlisten-Seite ausblenden ("Mich in der Bestenliste ausblenden").

Schulungsberichte

Key User haben drei Berichtsarten sowie eine Übersicht aller bisher erzeugten Exporte:

• Abschlussberichte -- Vollständige Abschlussdaten einschließlich Zuweisungsbereich, Ablaufdaten und Genehmigerzuordnung. Export als PDF oder Excel. Wird für interne Analysen verwendet.
• Compliance-Matrix -- Mitarbeiter-Schulung-Raster mit Status-Farbcodierung, Rollenzuordnung und Ablaufanzeigen. Export ausschließlich als PDF -- eine flache Tabelle würde die Farbcodierung je Zelle verlieren, die das Raster erst lesbar macht. Wird für Audits und Team-Reviews verwendet.
• ISO 45001 Audit -- Formelles Bundle mit Deckblatt, der Matrix aus Mitarbeiterrollen und erforderlichen Schulungen, allen Abschlüssen im Zeitraum, dem Protokoll der Prüfungsversuche, den Übersteuerungen der Einsatzfähigkeit samt Änderungskette sowie dem Nachweis der Lückenschließung. Wird vollständig auf Ihrem Gerät erzeugt -- es wird keine Datei auf einen Server hochgeladen. Wird für Behörden- und Kundeneinreichungen verwendet.
• Exporthistorie -- Jeder erzeugte Bericht, mit Ersteller und verwendeten Filtern.

Berichte respektieren denselben Filtersatz, der im gesamten Modul verwendet wird -- nach Status, nach Rolle, nach Abteilung, nach Projekt, nach Zuweisungsbereich, nach Zeitraum.

Empfehlungen & automatischer Abschluss

Wenn das System eine Kompetenzlücke erkennt (zum Beispiel, wenn eine Vorfall-Ursachenanalyse unzureichende Schulung für einen bestimmten Mitarbeitenden zu einem bestimmten Thema feststellt), generiert es eine Schulungsempfehlung. Empfehlungen sind für KeyUser im Benachrichtigungszentrum und als umsetzbare Punkte im Mitarbeiterprofil sichtbar.

Jeden Morgen läuft ein Abgleich, der Empfehlungen automatisch schließt, sobald für den Zielmitarbeitenden ein gültiger Abschluss der empfohlenen Schulung vorliegt -- oder einer Schulung, die Sie als gleichwertig hinterlegt haben. Geschlossene Empfehlungen bleiben im Prüfpfad des ursprünglichen Vorfall-Compliance-Eintrags erhalten.

Benachrichtigungen

Das Schulungsmodul versendet eine tägliche Ablauf-Zusammenfassung per E-Mail, in der Sprache der empfangenden Person:

• Mitarbeitende erhalten ihre eigenen bald ablaufenden und abgelaufenen Schulungen.
• KeyUser und Admins erhalten eine Eskalations-Zusammenfassung für die Mitarbeitenden in ihrem Bereich.

Die Zusammenfassung läuft jeden Morgen und nutzt konfigurierbare Warnzeiträume pro Schulung, sodass jeweils beim Überschreiten einer Schwelle benachrichtigt wird -- und nicht wiederholt für denselben Ablauf.

Weiterführend

• Gefährdungsbeurteilung -- Verbinden Sie in der Vorfallanalyse aufgedeckte Kompetenzlücken mit Empfehlungen für Gefährdungsbeurteilungen
• Gefahrstoffe -- Stoffspezifische Schulungsanforderungen verlinken aus dem Gefahrstoffkataster
• Teamzusammenarbeit -- Verwaltung von Benutzerrollen und Funktionszugriffen für Schulungsdaten