Rechtskataster (Legal Register)

Die ISO 45001 verlangt drei Dinge, die sich im Audit nicht vortäuschen lassen: die geltenden Rechtspflichten ermitteln, die Einhaltung bewerten und alles aktuell halten, wenn sich das Recht ändert. Das Rechtskataster erledigt alle drei in einem Modul — aufgebaut auf einem Fragebogen zu Ihrem tatsächlichen Betrieb, von der KI vorgeschlagen und von einem Menschen bestätigt, bevor irgendetwas erfasst wird.

Beginnen Sie bei Ihrem Betrieb, nicht bei einer Vorlage

Bevor das Kataster etwas vorschlagen kann, muss es wissen, wer Sie sind. Der Fragebogen zum Unternehmensprofil erfasst:

• Land — der Rechtsraum, dessen Rechtsbestand gilt
• Branche — Bau, Produktion, Chemie, Logistik & Transport, Energie, Facility Management, Gesundheitswesen, Büro & Dienstleistungen oder Sonstiges
• Unternehmensgröße — die Klasse, die über die einschlägigen Schwellenwerte entscheidet
• Tätigkeiten — Arbeiten in der Höhe, Heißarbeiten, enge Räume, Elektroarbeiten, Maschinenbetrieb, manuelle Lastenhandhabung, Fuhrpark, Lagerung, Laborarbeit, Schweißen, Abbruch, Instandhaltung, Büro- und Bildschirmarbeit
• Gefährdungsmerkmale — und jedes benennt die Norm, die es auslöst: Lagerung von Gefahrstoffen verweist auf TRGS 510, Fremdfirmen auf dem Gelände auf die Koordination nach DGUV Vorschrift 1, Schicht- oder Nachtarbeit auf das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Jugendliche oder Auszubildende auf das JArbSchG, Firmenfahrzeuge auf die DGUV Vorschrift 70

Der Fragebogen ist die Grundlage. Ändern Sie das Profil, ändern sich die Vorschläge mit.

Die KI schlägt vor — Sie entscheiden

Einträge vorschlagen (KI) übergibt dieses Profil an ein Gemini-Modell, das es mit dem geltenden Rechtsbestand abgleicht: Gesetze, Verordnungen, technische Regeln, DGUV-Vorschriften und EU-Richtlinien.

Der Aufruf dauert tatsächlich bis zu zwei Minuten — es ist eine vollständige Analyse, kein Nachschlagen — und währenddessen wird nichts in Ihr Kataster geschrieben.

Zurück kommt ein Vorschlag. Jeder vorgeschlagene Eintrag zeigt:

• Seine Normart und seinen Rechtsraum (Gesetz, Verordnung, Technische Regel, DGUV-Vorschrift, EU-Verordnung …)
• Einen Link zur amtlichen Quelle — gesetze-im-internet.de, EUR-Lex und Ähnliches
• Einen Bezugsrahmen, dem die Norm zugeordnet ist
• Eine Begründung, die Ihre eigenen Antworten zitiert — etwa „Das Unternehmen gibt an, dass regelmäßig Fremdfirmen auf dem Gelände sind"

Haken Sie ab, was nicht auf Sie zutrifft. Einträge landen erst im Kataster, wenn Sie Anlegen drücken. Übernommene Einträge bleiben als KI-Vorschlag gekennzeichnet, damit ihre Herkunft nachvollziehbar bleibt.

Sie möchten lieber manuell starten? Ein Katalog mit 15 DE/EU-Startnormen — ArbSchG, ArbStättV, BetrSichV, GefStoffV, ArbMedVV, ASiG und weitere — ist im Anlageformular einen Tipp entfernt.

Bewerten, nicht nur auflisten

Eine Liste von Normen beweist nichts. Jeder Eintrag trägt zwei Bewertungen, die Sie direkt am Datensatz setzen:

• Anwendbarkeit — In Bewertung, Anwendbar oder Nicht anwendbar
• Konformität — Nicht bewertet, Konform oder Nicht konform

Beides ist ein Tipp, und beides wird mit Person und Zeitpunkt gestempelt. Damit wird die Bewertung selbst zum Auditnachweis. Freitextnotizen stehen neben jeder Bewertung für die Begründung bereit.

Ergänzen Sie Verantwortliche, ein Prüfintervall und optional ein Rahmenwerk, um den Eintrag mit einer Norm zu verknüpfen, über die Sie berichten.

„Nicht konform" ist kein Ruhezustand

Markieren Sie einen Eintrag als Nicht konform, lässt das Kataster es nicht dabei bewenden. Der Eintrag zeigt „Maßnahme erforderlich — keine verknüpft" mit einer Schaltfläche Maßnahme anlegen, und dieselbe rote Kennzeichnung erscheint auf der Karte in der Liste.

Aus der Lücke wird eine Korrekturmaßnahme mit Verantwortlichem, Termin und Einordnung in die Rangfolge der Schutzmaßnahmen — etwas, das man tatsächlich schließen kann.

Den Nachweis an die Pflicht hängen

Jeder Eintrag kann verknüpfte Datensätze tragen, die zeigen, wie Sie die Pflicht erfüllen:

• Gefährdungsbeurteilungen
• Gefahrstoffe
• Arbeitsfreigaben
• Schulungen
• Dazu die über die Konformitätssperre erzeugten Maßnahmen

Fragt ein Auditor, wie Sie das Mutterschutzgesetz einhalten, hängt die Antwort bereits am Eintrag.

Abgegrenzt für größere Organisationen

In Enterprise-Mandanten unterscheiden sich die Pflichten je Standort und Bereich. An Geltungsbereich binden hängt einen Eintrag an eine Organisationseinheit, ein Projekt — oder lässt ihn unternehmensweit. Die Liste erhält zusätzlich Geltungsbereichs-Filter neben Suche, Konformitäts- und Anwendbarkeitsfiltern.

Das Kataster selbst bleibt dabei bewusst unternehmensweit: Die Filter verengen Ihre Ansicht, nie Ihre Pflicht. Eine Rechtspflicht verschwindet nicht, weil jemand sie ausgeblendet hat.

Enterprise-Mandanten können außerdem abgegrenzte Unternehmensprofile pflegen — einen eigenen Fragebogen je Organisationseinheit oder Projekt —, sodass ein Chemiewerk und eine Hauptverwaltung im selben Unternehmen unterschiedliche Vorschläge erhalten.

Das Recht bewegt sich — das Kataster auch

Aktivieren Sie Auf Rechtsänderungen überwachen an einem Eintrag, beobachtet ein monatlicher Lauf diese Norm auf Änderungen.

Ändert sich etwas, zeigt das Kataster:

• ein Banner „Rechtsänderungen erkannt — N Einträge zu prüfen" oben in der Liste
• die Kennzeichnung Änderung markiert am Eintrag
• im Eintrag eine Karte Rechtsänderung erkannt, die in Klartext erklärt, was sich geändert hat
• und die Markierung bleibt, bis ein Mensch Bestätigen drückt

Stilllegen statt löschen

Einträge, die Sie nicht mehr verfolgen, werden archiviert — aus der Alltagsansicht entfernt, aber für den Auditpfad erhalten und jederzeit über den Filter Archiviert erreichbar. Endgültig löschen lässt sich nur ein bereits archivierter Eintrag, hinter einer ausdrücklichen Bestätigung.

Verwandte Themen

• Gefährdungsbeurteilung — die Beurteilungen, die Sie als Konformitätsnachweis verknüpfen
• Gefahrstoffe — REACH-/GefStoffV-Pflichten im Kataster
• Arbeitsfreigaben — Freigaben, verknüpft mit den Normen, die sie fordern
• Schulung & Kompetenz — die Unterweisungen, die Instruktionspflichten erfüllen