Dokumentenlenkung

Verfahren, Arbeitsanweisungen, Richtlinien und Notfallpläne — mit einem echten Freigabezyklus. Damit die Fassung in der Halle die freigegebene Fassung ist, und Sie belegen können, wer sie gelesen hat.

Dieses Modul beantwortet ISO 45001 §7.5 (dokumentierte Information).

Der Lebenszyklus

Jedes Dokument durchläuft vier Zustände — auf die Übergänge kommt es an:

Entwurf ──zur Prüfung──▶ In Prüfung ──freigeben──▶ Freigegeben
   ▲                        │                          │
   └── zurück an Entwurf ───┘   neue Version hochladen │──▶ In Prüfung
                                außer Kraft setzen     └──▶ Ungültig

• Entwurf — in Arbeit; der einzige Zustand, aus dem gelöscht werden kann
• In Prüfung — eingereicht, wartet auf Freigabe
• Freigegeben — in Kraft, mit Freigebendem und Datum gestempelt
• Ungültig — zurückgezogen, aber erhalten

Ein freigegebenes Dokument wird nie gelöscht. Es wird durch eine neue Version ersetzt oder außer Kraft gesetzt. Das ist Absicht: Ein Auditpfad, den man löschen kann, ist keiner.

Kategorien

Dokumente werden als Richtlinie, Verfahren, Arbeitsanweisung, Formular, Notfallplan oder Sonstiges abgelegt und können freie Schlagworte für die Suche tragen.

Wiedervorlage wird geplant, nicht erinnert

Mit der Freigabe wird die nächste Prüfung automatisch terminiert — aus dem Prüfintervall. Dokumente, die diesen Termin überschreiten, tauchen als überfällig auf, statt still im Ordner zu altern.

Versionen statt Überschreiben

Eine neue Version ersetzt die alte Datei nicht — sie erzeugt eine neue Revision und geht zurück in die Prüfung. Ersetzte Revisionen bleiben in der Historie, sodass sich die Frage „Was stand im März in dem Verfahren?" beantworten lässt.

Lesebestätigung

Ein Dokument kann eine Lesebestätigung verlangen. Zugewiesene Leser bestätigen, dass sie genau diese Revision gelesen haben — und Sie sehen, wer welche Revision wann bestätigt hat, und wer nicht.

Dieser Unterschied ist wesentlich: Die Bestätigung hängt an der Revision. Wird ein Verfahren neu freigegeben, wird die Bestätigung neu eingefordert und nicht von der alten Fassung geerbt.

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